Nhập môn Powerpoint

Bài 1: Giới thiệu về MS PowerPoint 2003

MS Powerpoint là một trong những chương trình thuộc bộ Office của hãng Microsoft. Chức năng chính của chương trình là trình diễn tài liệu. Từ hôm nay, Quản Trị Mạng sẽ đưa tới bạn đọc loạt bài hướng dẫn về tiện ích văn phòng này.

Bắt đầu với chương trình PowerPoint

Kích vào nút Start, chọn Programs, tiếp đó chọn Microsoft Office và kích vào Microsoft Office PowerPoint 2003.



Chý ý: Ở phiên bản trước của bộ Office – Kích vào Start, chọn Programs, sau đó chọn Microsoft PowerPoint.

Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của chương trình như hình dưới. Phía bên phải là thanh Getting Started sẽ trợ giúp bạn sử dụng nhanh một số chức năng thường dùng.




Nếu không sử dụng đến thanh Getting Started này bạn có thể tắt bằng cách kích vào biểu tượng Close (X). Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách kích vào Create a new presentation…(Tạo một bản trình bày mới) ở phía dưới thanh tác vụ.

Thành phần trong màn hình PowerPoint 2003:



Để nhập một văn bản trình chiếu

Tại Slide pane trong PowerPoint, trong ô có nhãn “Click to add title”. Một thao tác đơn giản là kích vào ô đó và nhập dòng tiêu đề.

Ví dụ, bạn có thể nhập “Đây là file trình chiếu đầu tiên của tôi”

Sau đó kích vào ‘Click to add subtitle’ và để nhập thêm một vài đoạn văn bản vào đó.

Lưu và đóng một bản trình chiếu

Tính năng cho phép bạn lưu giữ bản trình chiếu mới hoặc có sẵn trên đĩa, nếu không lưu file, bạn sẽ không thể xem bản trình chiếu đó. Mỗi lần lưu, bạn có thể mở lại file đó để xem hoặc sắp xếp lại.

Cách lưu một file trình chiếu

Vào menu File, chọn Save



Nếu đó là một file mới, thì hộp thoại Save As hiển thị, bạn hãy chọn vị trí thư mục/ổ đĩa để lưu file bằng cách kích vào mũi tên phía bên phải Save in: kích xuống và chọn vị trí mong muốn. Hoặc kích chọn theo một số đối tượng ở bên cột trái (Gồm có Desktop, My Documents, My Computer…)

Nhập tên file vào mục File name. Chế độ mặc định tên file là Presentation1, bạn có thể sử dụng nó hoặc đặt một tên khác.

Chúng ta hãy để “presentation” cho tên file đầu tiên, kích vào nút Save để lưu lại.
Chú ý: Lúc này file được ghi ở thư mục My Documents.


Đóng file trình chiếu

Vào menu File, chọn Close. Hoặc kích vào biểu tượng Close Window

Nếu bạn chưa lưu file thì khi đóng sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi có muốn lưu bản trình chiếu trước khi đóng hay không?


*
Kích vào Yes để lưu trước khi đóng
*
Hoặc Kích vào No để không lưu trước khi đóng.
*
Kích vào Cancel để bỏ qua thao tác.

Thoát khỏi Microsoft PowerPoint

Kích vào biểu tượng Close (X) ở góc phía bên phải trên màn hình.

Bài 2: Tạo Slide trình diễn… Bắt đầu từ đâu?


Câu trả lời chính là Task Pane. Chỉ cần mở chương trình trình diễn PowerPoint, thanh tác vụ xuất hiện phía bên phải màn hình. Task Pane liệt kê các thao tác phổ biến mà bạn có thể thực hiện trong PowerPoint. Giúp định vị các thao tác nhanh hơn.

Hiển thị Task Pane (trong trường hợp đã bị đóng)

Từ menu View, kích vào Task Pane (hoặc dùng phím tắt Ctrl + F1)



Chọn các Task Panes khác nhau

Kích vào mũi tên sổ xuống ở phần Other Task Panes và chọn Task Pane từ menu đó.



Hiển thị mục New Presentation
Từ menu File, kích vào New



Mở bản trình diễn có sẵn

Từ phần New Presentation, kích vào From existing presentation… để hiển thị hộp thoại New from Existing Presentation, sau đó chọn file muốn mở

Ví dụ, bạn chọn file trình diễn đầu tiên đã được tạo từ bài 1.


Kích vào nút Create New. Bản trình diễn đã mở và bạn có thể thay đổi nếu cần

Outline và Slides Tabs

Tab Outline cho phép hiển thị đường bao ngoài của tiêu đề và văn bản của mỗi slide trong bản trình diễn. Các Slides có thể được soạn thảo trong phạm vi đường bao này. Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản và slide trong vùng đường viền, thanh công cụ Outlining sẽ được dùng để thực hiện công việc đó.

Thay đổi kích thước Outline và Slides Tabs

Kích vào khu vực tab Slides hoặc Outline

Kích vào mũi tên xuống bên cạnh ô Zoom trên thanh Standard và chọn phần trăm bạn thích.

Slides Tab hiển thị tất cả những slides trong bản trình diễn với hình ảnh nhỏ. Vùng Slides tab là một phương pháp dễ dàng để điều chỉnh bản trình diễn. Bạn có thể thay đổi một slide bằng cách kích vào nó



4 cách hiển thị bản trình chiếu PowerPoint

Để thấy các cách hiển thị khác nhau của PowerPoint, Từ thanh Menu, kích vào View, bạn sẽ nhìn thấy 4 kiểu xem. Kích vào từng cái cụ thể để thấy rõ.



1, Normal View (Chế độ xem thông thường): là cách hiển thị mặc định trong PowerPoint. Tât cả các slide đang căn chỉnh sẽ được hiển thị, bao gồm cả Slide Pane, Outline Slides và cả Notes Pane

2, Slide Sorter View (Chế độ sắp xếp Slide): Cách này hiển thị tất cả các slides trong bản trình diễn nhỏ. Giúp bạn xếp lại thứ tự, thêm vào, hoặc xóa bỏ các slide. Bạn cũng có thể xem trươc các hình ảnh áp dụng cho từng slides

3, The Slide Show View (Chế độ trình chiếu Slide): Cách này cho phép bạn xem bản trình diễn như bản trình chiếu. Bản trình diễn của bạn hiện lệ trên tòan màn hình và bạn có thể xem được các hiệu ứng hoạt ảnh trình chiếu của nó.

4, The Notes View (Chế độ xem có phần ghi chú): Phần ghi chú sẽ hiển thị như khi sẽ in ấn ra. Phần chú ý như một phiên bản nhỏ của slide và nội dung chú ý được nhập vào trong phần Notes Pane ở bên dưới slide.

Thanh công cụ PowerPoint dùng để làm gì?

PowerPoint có 13 thanh công cụ, gồm cả Task Pane. Theo mặc định, thanh Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) và Drawing (thanh công cụ vẽ) đã được hiển thị sẵn.

Các thanh công cụ khác chỉ được sử dụng cho từng chức năng riêng biệt trong PowerPoint.

Hiện một thanh công cụ

Từ menu View, chọn Toolbars sau đó lựa chọn thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn sẽ nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi đã hiển thị)

Ẩn một thanh công cụ

Từ menu View, chọn Toolbars

Lựa chọn thanh công cụ muốn ẩn (bạn sẽ không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi nó được ẩn)

Thanh công cụ chuẩn

Các biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn Standard thường là những hoạt động thường dùng đối với văn bản. Khi đưa con trỏ chuột lên một biểu tượng, bạn sẽ thấy rõ tác dụng và mô tả của biểu tượng đó. Kích vào biểu tượng/hành động mà bạn muốn áp dụng cho slide.



Các biểu tượng trên thanh công cụ Standard và chức năng của nó:
New >>>>> Bắt đầu một file trình chiếu mới

Open >>>>> Mở một file trình chiếu

Save >>>>> Lưu một file trình chiếu

Permission >> Thiết lập sự cho phép đối với việc mở và thay đổi một file trình chiếu

E-mail >>>>> Gửi file trình chiếu dưới dạng email

Print >>>>> In file trình chiếu

Print Preview >> Xem trước khi in

Spelling >>>>> Chương trình kiểm tra lỗi chính tả

Search >>>>> Hiển thị ô tìm kiếm cơ bản

Cut >>>>> Cắt đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn

Copy >>>>> Sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn

Paste >>>>> Dán mục chọn từ Clipboard

Format Painter > Sao chép định dạng

Undo >>>>> Bỏ qua thao tác vừa làm

Redo >>>>> Lặp lại hành động vừa bỏ qua

Insert Chart >> Vẽ biểu đồ

Insert Table >> Chèn một bảng

Table and Borders >> Hiển thị bảng và thanh công cụ Borders (đường viền)

Insert Hyperlink >> Chèn một siêu liên kết

Expand All >>> Mở rộng tiêu đề và văn bản cho slide trên Outline tab

Show Formatting >> Hiện hoặc ẩn ký tự định dạng

Show/Hide Grid >> Hiện hoặc ẩn gridlines

Color/Grayscale >> Hiện bản trình chiếu với màu, đen, trắng hoặc grayscale

Zoom >>>>> Phóng to Slide, vùng tab outline hoặc vùng tab Slide

Thanh công cụ định dạng

Thanh công cụ định dạng đặt ở vị trí gần phía trên màn hình. Mỗi biểu tượng thanh công cụ có chức năng riêng cho phép bạn thay đổi các hiệu ứng đối tượng trong slide PowerPoint.



Các biểu tượng trên thanh công cụ Formatting và chức năng:

Font >>>>> Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống

Font Size >>>>> Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống

Bold >>>>> Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn bản

Italic >>>>> Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn bản

Underline >>>>> Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn bản

Shadow >>>>> Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn bản

Align Left >>>>> Căn lề văn bản hoặc đối tượng sang bên trái

Center >>>>> Căn lề văn bản hoặc đối tượng ra giữa dòng

Align Right >>>>> Căn lền văn bản hoặc đối tượng sang bên phải

Distributed >>>>> Căn lề văn bản hoặc đối tượng

Change Text Direction >> Thay đổi hướng văn bản (ngang - dọc)

Numbering >>>>> Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn

Bullets >>>>> Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn

Increase Font Size >> Tăng cỡ chữ

Decrease Font Size >> Giảm cỡ chữ

Decrease Indent >>>> Giảm lề của đoạn văn bản

Increase Indent >>>> Tăng lề của đoạn văn bản

Font Color >>>>> Chuyển đổi màu chữ

Slide Design >>>>> Hiển thị Slide Design Task Pane

New Slide >>>>> Chèn một slide mới

Chèn thêm một slide mới

Từ menu Insert, kích vào New Slide.

Hoặc kích vào biểu thượng New Slide trên thanh công cụ Formatting

Chèn một bản sao Slide

Từ menu Insert, kích vào Duplicate Slide

Sao chép và dán Slides

Bạn có thể sao chép va dán các slide trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter

Sao chép slide với Outline

Kích vào biểu tượng slide mà bạn muốn sao chép

Kích vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ Standard.

Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide và chọn Copy

Dán slide

Kích vào biểu tượng slide hoặc vị trí muốn đặt slide vừa sao chép

Kích vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide và lựa chọn Paste

Chú ý: Bạn cũng có thể copy và paste slide với tab Slides hoặc trong chế độ Slide Sorter.

Xóa Slides

Bạn có thể xóa slide trong chế độ xem Normal với tab Outline và Slides hoặc chế độ xem Slide Sorter

Xóa slides với Outline

Kích vào biểu tượng slide của slide mà bạn muốn xóa

Từ menu Edit, kích vào Delete Slide.

Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide của slide mà bạn muốn xóa và lựa chọn Delete Slide

Xóa Slide với tab Slides

Kích vào Slide thu nhỏ của slide mà bạn muốn xóa

Từ menu Edit, kích vào Delete Slide

Hoặc kích chuột phải trên slide thu nhỏ của slide bạn muốn xóa và lựa chọn Delete Slide

Xóa slides trong chế độ xem Slide Sorter

Kích vào slide thu nhỏ của slide bạn muốn xóa

Từ menu Edit, kích Delete Slide.

Hoặc kích chuột phải vào slide thu nhỏ của slide bạn muốn xóa và lựa chọn Delete Slide

Bài 4: Mẫu thiết kế PowerPoint

Mẫu thiết kế PowerPoint là thiết kế có sẵn bao gồm phối mầu, slide và tiêu đề chính với các kiểu font và định dạng tuỳ chỉnh, tất cả đều được thiết kế cho một mục đích cụ thể.

Sau khi áp dụng một mẫu thiết kế PowerPont, thì mỗi khi bạn thêm vào một slide thì slide mới đó sẽ có giao diện tương tự như một bộ của slide mẫu. Bạn có thể sử dụng mục New Presentation để tạo một bản trình chiếu mới từ mẫu thiết kế.

Tạo một bản trình chiếu mới từ mẫu thiết kế

Kích vào From design template trong ô New Presentation



Bạn sẽ thấy ngay các mẫu thiết kế sẵn được hiển thị bên dưới. Ví dụ, nếu kích vào mẫu Mountain Top bạn sẽ thấy slide được thay bằng mẫu như hình dưới:



Màu nền của slide có sẵn và bạn chỉ cần chèn văn bản vào

Trình AutoContent Wizard của PowerPoint

AutoContent Wizard cho phép bạn tạo một trình chiếu dựa trên nội dung và thiết kế được gợi ý sẵn. Tính năng này sẽ cung cấp ý tưởng tạo trình chiếu sẵn cho bạn và chỉ cần chỉnh sửa những thông tin cần thiết hoặc thêm vào những điểm riêng mà bạn cần nhấn mạnh.

Tạo một bản trình chiếu mới sử dụng Autocontent Wizard

- Kích vào From AutoContent Wizard… trong ô New presentation

- Hiển thị hộp thoại AutoContent Wizard, kích vào Next để tiếp tục.



- Bạn cần lựa chọn một kiểu trình chiếu muốn tạo. Nếu kích vào nút All, sau đó bạn có thể sử dụng thanh cuộn để di chuyển xuống những danh sách và lựa chọn kiểu trình chiếu.

Chú ý: Một vài lựa chọn hiển thị có thể chưa được cài đặt trên hệ thống và bạn sẽ được hỏi đưa đĩa cài đặt Microsoft Office vào để cài đặt thêm trước khi sử dụng.

- Kích vào nút Next để tiếp tục

- Bước tiếp theo là quyết định cách bạn sẽ sử dụng bản trình chiếu. Mặc định On-screen presentation được chọn.

- Kích vào Next để tiếp tục.

- Bạn có thể nhập một tiêu đề và thông tin cuối trang (footer) cho bản chình chiếu

- Kích vào nút Next để tiếp tục

- Kích Finish để hoàn thiện quá trình tạo thông qua AutoContent Wizard.

- Sau đó bạn có thể cần mở từng slide ra, dựa theo các hướng dẫn mà AutoContent Wizard đã tạo để chỉnh sửa nội dung cho phù hợp.

Bài 5: Tạo Slide trình chiếu thủ công

Trong bài trước chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách tạo trình chiếu theo một mẫu thiết kế có sẵn với các kiểu chữ, phối màu và bố cục phù hợp. Trong bài này chúng ta sẽ học định dạng slide trình chiếu một cách thủ công dựa trên màu sắc và layout mà chương trình có hỗ trợ.

Chọn Layout cho slide của bản trình chiếu

Slide layout trong PowerPoint là việc sắp xếp vị trí các thành phần trong một giao diện slide. Mỗi một slide chứa các thành phần khác nhau đi kèm với nội dung và kiểu chữ khác nhau. Một slide cơ bản được phân tách thành tiêu đề (title) và nội dung cơ bản.

Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu đã bị đóng)
*Từ menu Format, kích vào Slide Layout

Áp dụng layout văn bản cho một slide
*Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc biệt mà bạn muốn

*Text Layout thông thường chỉ chứa văn bản. Các layout đó bao gồm: Text Slide (Chỉ có nội dung văn bản), Title Only (Chỉ có tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề và nội dung), Title and 2-Column Text (Tiêu đề và 2 cột nội dung), Title and Vertical Text (Tiêu đề và nội dung theo chiều dọc), và Vertical Title and Text (Tiêu đề dọc và văn bản)

Áp dung layout nội dung cho một slide

*Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu layout mà bạn muốn

*Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organization Charts, hoặc Media Clips

Áp dụng layout nội dung và văn bản cho một slide

*Từ phần Slide Layout, tại Text and Content Layouts kích vào layout mà bạn muốn

*Text and Content Layouts bao gồm văn bản, ngoài ra có cản bản đồ, bảng… trong cùng một slide.

Áp dụng các layout khác cho một slide

*Từ phần Slide Layout, tại Other Layouts kích vào kiểu layout mà bạn muốn

*Other Layouts là các layout khác ngoài văn bản, nội dung, và văn bản kèm nội dung.


Định dạng nền cho bản trình chiếu

Các nền có thể áp dụng cho bản slide, bản ghi chú, thông báo trong PowerPoint. Tuỳ chọn nền (Backgroud) có thể thay đổi được màu sắc, Gradient, Texture, Pattern, hoặc Picture.

Lựa chọn màu nền cho bản trình chiếu

*Từ menu Format, kích vào Background



* Kích vào mũi tên sổ xuống và lựa chọn màu mà bạn thích, sau đó kích vào Apply.

* Kích vào More Colors để chọn màu thêm

Lựa chọn hiệu ứng nền cho bản trình chiếu

* Từ menu Format, kích vào Background

* Kích vào mũi tên xuống và chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects xuất hiện

* Chọn thẻ Gradient, Texture, Pattern, hoặc Picture để áp dụng hiệu ứng. Chọn màu mà bạn thích.




* Sau khi đã lựa chọn xong màu phù hợp, kích OK

* Trở lại cửa số Background, có 4 nút sau:

o Apply to All: Áp dụng định dạng cho tất cả bản trình duyệt
o Apply: Áp dụng định dạng nền cho bản trình duyệt hiện tại
o Cancel: Bỏ qua định dạng nền
o Preview: Xem trước màu nền đã chọn

* Kích vào nút nào mà bạn cần

* Chọn hình nền
+ Chọn thẻ Picture
+ Chọn Select Picture.... sau đó chọn file hình rồi nhấp OK